“Mình/nhân viên của mình có đang tập trung vào công việc không?” Đây là vấn đề khó mà đánh giá chính xác, bởi có nhiều biểu hiện tưởng là “lười biếng" và “sao nhãng" nhưng thật ra lại hỗ trợ cho năng suất tốt nhất.
Mặc dù việc tập trung là điều kiện cần để bạn hoàn thành công việc, nhưng nó chưa đủ để bạn tư duy hiệu quả. Sau đây là 4 lầm tưởng tai hại đang kìm hãm bạn đạt được chất lượng công việc cao nhất, hài lòng với thành quả và sống hạnh phúc hơn.
1. Chưa xong việc này thì đừng chuyển qua việc khác?
Bạn chỉ không nên làm hai việc cùng một lúc, vì khi đó về cơ bản là bạn không hoàn toàn tập trung cho một việc nào cả. Bạn vẫn có thể hoàn thành nhiệm vụ với cách này, nhưng chưa hẳn đã hiệu quả như bạn nghĩ. Theo một nghiên cứu, làm việc đa nhiệm có thể làm giảm năng suất tới 40%.
Nhưng làm việc xen kẽ thì khác. Bạn có thể thử interleaving — phương pháp xen kẽ nhiều môn hoặc chủ đề khác nhau trong một phiên học/làm việc, được giáo sư Barbara Oakley đề cập trong cuốn sách “A Mind For Numbers”. Thực hành xen kẽ chủ yếu được áp dụng trong giáo dục, tuy nhiên vẫn tương thích khi bạn áp dụng vào công việc, học kỹ năng mới hoặc chơi nhạc cụ.
Ví dụ, sau 25 phút lên ý tưởng slogan cho một công ty bất động sản, hãy dành 25 phút tiếp theo tìm hiểu về một nhãn hàng đồ dùng cho em bé. Sự chuyển đổi và lặp lại giữa các chủ đề sẽ giúp não bộ liên tục truy xuất các thông tin khác nhau. Việc này sẽ củng cố, tăng cường các kết nối thần kinh cho các nhiệm vụ hoặc môn học khác nhau, nhờ đó thông tin được truy xuất chính xác hơn, tăng khả năng ghi nhớ và tính sáng tạo.
Mách nhỏ:
- Nên dành đủ thời gian cho mỗi chủ đề để đảm bảo bạn đã thấu hiểu vấn đề trước.
- Không sử dụng phương pháp xen kẽ làm cái cớ để chuyển chủ đề khác khi bạn thấy chán hay “khó nuốt” chủ đề hiện tại.
- Phương pháp sẽ phát huy hiệu quả hơn khi bạn luyện tập lâu dài, bởi não bộ cũng cần thời gian để làm quen với cách làm việc mới.
2. Giải lao là lãng phí thời gian giải quyết công việc?
Trong lúc bạn làm việc, lẽ dĩ nhiên não bộ cũng đang tập trung. Nhưng ngay cả trong thời gian giải lao, não vẫn không hề nghỉ ngơi dù bạn không hề có cảm giác đó. Thời gian giải lao bổ sung cho não nguồn dự trữ sự chú ý và động lực, kích thích năng suất và tính sáng tạo, đồng thời còn hỗ trợ việc hình thành ký ức trong đời thường.
Các hoạt động tư duy hằng ngày của não bộ được chuyển đổi giữa hai chế độ: tập trung và phân tán. Theo giáo sư Barbara Oakley: “Khi tập trung thì thật ra bạn ngăn bản thân bước vào chế độ phân tán. Và hoá ra chế độ phân tán lại là thứ bạn thường cần để giải quyết một vấn đề khó nhằn và mới mẻ”.
Đây là lúc não đang dùng "khoảng thở" bạn tạo ra để kết nối vấn đề, hình thành nơron và xây dựng bộ nhớ. Bạn giải lao, nhưng não tiếp tục giải quyết. Điều này giải thích vì sao sau giờ giải lao, bạn thường hoàn thành công việc trơn tru hơn.
Mách nhỏ:
Một vài hoạt động giải lao phù hợp nhất là uống tách cà phê, đi rót thêm ly nước, ăn vặt, trò chuyện với đồng nghiệp, xem ảnh chó mèo dễ thương,... hoặc dạo quanh các trang mạng yêu thích trong vài phút, nhưng nhớ kiểm soát thời gian nhé.
3. Nếu bạn ngủ thì công việc và tư duy cũng trì trệ?
Cuộc đua tham công tiếc việc khiến nhiều người rơi vào “nạn đói thời gian", giấc ngủ vì thế cũng bị cắt xén để bạn kịp hoàn thành deadline. Thực tế, giấc ngủ chính là cứu tinh để giải độc cho não bộ và kích hoạt chế độ tư duy phân tán.
Thời điểm ngủ, dịch não tủy tăng hơn 10 lần giúp rửa trôi chất độc hại (protein amyloid-bera) tích tụ sau một ngày dài suy nghĩ, vận động trí não giúp chúng ta tỉnh táo, giữ vững năng lượng và ghi nhớ tốt.
Mặt khác, chế độ phân tán giúp hình thành tế bào thần kinh mới, tăng tương tác giữa các vùng não mà khi ở trạng thái thức sẽ gặp hạn chế. Kết quả là khi thức dậy, bạn nhận được nhiều gợi ý, câu trả lời cho vấn đề đã khiến bạn trăn trở khi thức.
4. Chỉ cần tập trung vào kết quả là đủ?
Kết quả là tiêu chuẩn để đánh giá công việc, vì thế cũng dễ hiểu khi chúng ta thường tập trung vào nó. Tuy nhiên, nếu biết cách san sẻ hướng tập trung vào quá trình, bạn sẽ dễ đạt được mục tiêu và hài lòng với bản thân hơn, thậm chí tăng mức độ hạnh phúc.
Trong môi trường làm việc luôn tồn tại những yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát, cũng là nguyên nhân dẫn đến trạng thái ức chế, căng thẳng nếu tích tụ lâu ngày. Chúng có thể là nỗi sợ bị thay thế, sợ bị đánh giá, áp lực bởi kỳ vọng cao nhưng không tăng sự hài lòng cho bản thân, hoặc áp lực phải duy trì kết quả tối ưu.
Tập trung vào quá trình giúp bạn bình tĩnh xem xét lại và bớt sao nhãng bởi những tác động bên ngoài, giảm được xác suất vì hấp tấp đạt kết quả mà cố đi “đường tắt", hoặc mải mê theo đuổi sự hoàn hảo. Nhờ vậy bạn sẽ cảm thấy ít áp lực hơn và giữ được sự kiên định với lộ trình của mình.
Trước khi hoàn thành một mục tiêu nào đó, chúng ta thường thấy hào hứng và hạnh phúc với kết quả trong tưởng tượng, góp phần tạo nên động lực để tiếp tục. Nhưng đôi khi điều này lại phản tác dụng, dẫn đến cảm giác trống rỗng sau khi đã thành công — đây gọi là cảm giác thành công ngụy biện (arrival fallacy).
Nếu không phải là kết quả, vậy chúng ta sẽ tận hưởng điều gì sau mỗi chiến thắng?
Tận hưởng quá trình cũng giống như cuốn nhật ký lưu giữ những bài học, ghi nhận hành trình trưởng thành của bạn, khám phá ra những góc nhìn mới lạ mà nếu chỉ tập trung vào thành quả cuối cùng sẽ khó thấy được. Thay vì đặt toàn bộ niềm vui vào kết quả, hãy cho phép hạnh phúc của mình được dựa trên vào những điều gặt hái được qua từng bước, nhờ đó hài lòng với bản thân và tận hưởng công việc hơn.